Ярмарок – це продаж вашого товару саме тут і зараз. На ярмарках, зазвичай, ви працюєте з кінцевим споживачем вашої продукції (B2C – business to customer, тобто бізнес- споживач).

Виставка – це «гра в довгу». Як правило, на виставках ви тільки презентуєте свій товар з метою знайти партнерів, посередників, оптових покупців, дистриб’юторів, тощо. Тобто ви, як бізнес, працюєте вже не з кінцевим споживачем, а з бізнесом (B2B – business to business).

І перед тим, як прийняти рішення про участь у виставці, потрібно чітко розуміти яка в нас мета – продати певний об’єм продукції чи заключити довгостроковий контракт на постачання, вийти в новий регіон і т.д.? Якщо все ж продати тут і зараз – то краще обирати ярмарки та фестивалі. І це нормально, не всім потрібні виставки. Проте, якщо мова йде про масштабування бізнесу, про більші об’єми та довгострокову співпрацю – виставки можуть стати для вас ефективним інструментом для досягнення цих цілей.

З чого ж почати підготовку до виставки?

По-перше, потрібно розуміти, що виставка – це не просто 1-3 дні десь на виїзді або ж прогулянка новим містом. Це клопітка робота, яка вимагає від нас концентрації, тайм-менеджменту і основ бюджетування, навичок комунікації та трохи креативу.

Участь у виставці складається з 3-х етапів:

Довиставкова діяльність розпочинається, не менш ніж за 10 тижнів до дати проведення заходу та складається з:

  1. Бюджетування
  2. Анонсування та розсилка запрошень
  3. Підготовка стендистів
  4. Підготовки макетів стендів, поліграфічної продукції

Виставкова діяльність – це робота безпосередньо на виставці.

Основні правила:

  1. Стендисти завжди мають бути налаштовані на клієнта. Якщо стендист «зависає» в гаджеті – люди пройдуть повз.
  2. На кожному заході є пікові години навантаження і потрібно враховувати їх в своєму графіку. Із досвіду на виставках, у перший день - це з 10:00 (або з часу офіційного відкриття) і десь до 11:00-12:00, потім все залежить від формату виставки. Якщо це виставка з продажом кінцевому покупцеві, то пікові навантаження прийдуться у період 12:00-15:00 (обідня перерва, тому стендистам треба переносити власний обід) та 17:00-20:00 (кінець робочого дня). Якщо це виставка, на якій «грають в довгу», тобто ми шукаємо партнера, тоді така виставка є діловим заходом і пікові навантаження будуть з самого ранку і приблизно до 12:00-13:00 та з 16:00-17:00 перед завершення заходу.
  3. Намагайтесь не задавати відвідувачам питання типу: «Вам щось підказати? Я можу Вам допомогти?». Та інші подібні питання, від яких виникає бажання втікати подалі.
  4. Ніякого харчування на стенді! Для цього на заходах є спеціальні місця – буфети, кафе, фуд-корти та ін. Аромати домашньої курки, цибулі та смаженої риби не додають вашій продукції привабливості (в більшості випадків).
  5. Обов’язково встановлюйте план на кожен день виставки: скільки зібрати візитівок, скільки стендів оглянути (так, навіть, якщо ви самі стендисти, це не означає, що не можна шукати партнерів/покупців/постачальників на тому ж самому заході серед виставкових стендів або спікерів конференції).

Післявиставкова діяльність. Про цей етап багато хто забуває, але він вкрай важливий.

Ми дуже активно провели перед виставковий етап, назбирали безліч контактів під час виставкового. Ми приїхали додому, все позаду. Так, але НІ! Тепер ми маємо опрацювати зібрані дані: перенести всі свої нотатки та нові контакти в базу даних (або ж в таблицю Excel). Наприклад, зробити три сторінки: потенційні клієнти, конкуренти, постачальники. Чим детальніше ви занесете всю інформацію в таблицю, тим легше вам буде потім з нею працювати. Адже, виходячи саме з цієї інформації, наступного разу ви будете робити розсилку чи дзвонити – пропонувати свої товари або запрошувати на нову виставку.

Крім того, ця інформація дозволить вам розрахувати конверсію вашої участі у Виставці.
Наприклад: організатори заявили, шо було на виставці 10 000 відвідувачів, до вашого стенду підійшло 100 осіб, а ви витратили на підготовку до виставки 100 000 грн, виходить, що 1 людина з тих 100, що до вас підійшли коштувала вам 1000 грн. А скільки прибутку (нових клієнтів, замовлень) ви отримали на вкладену 1000 грн?

І якщо ми не отримали того ефекту та комерційної вигоди, на яку розраховували, то потрібно провести аналіз та роботу над помилками. Необхідно визначити, що саме було зроблено не правильно. Можливо, на стенді було забагато дрібниць, від яких майоріло в очах? Тому відвідувач не зміг сконцентруватися на головному? Чи, можливо, стенд був в невигідному місці або ж стендисти не були активними?

Окремої уваги заслуговують питання підготовки стендистів, адже це ті люди, які представлятимуть вашу продукцію на рівні з вами. Люди - наш головний актив. Помилкою буде вважати, що ви впораєтесь один (одна) з усім. Навіть, якщо ваш стенд всього 2х2 м, ми дуже радимо залучити стендиста. Категорично не рекомендуємо обирати стендистів в останню мить, ви маєте їх натренувати та навчити, щоб їх робота була дійсно ефективною. Стендист має бути позитивним, активним, знати про товар, який представляє. Подбайте про фірмовий одяг для стендистів, який буде в ваших корпоративних кольорах та з логотипом вашої компанії. Цей одяг має бути не тільки гарним, але і зручним.

І ще раз про стендистів

Якщо дуже коротко визначити основні функції стендиста, то вони зведуться до встановлення первинних контактів з відвідувачами виставки, виявлення серед них потенційних замовників і далі - передачі більш кваліфікованим представниками компанії для подальших переговорів. Тому не очікуйте, що залучений стендист буде виконувати роботу вашого менеджеру з продажів.

Як обрати оптимальний стенд і зробити його помітним

Не обирайте стенди у вхідній зоні, біля переходів з зали до зали, біля монтажних воріт та біля санітарних кімнат.

Зробіть стенд помітним:

І головне – як би ви все не планували, як би ретельно і детально не продумували стенд, що і кому мають говорити стендисти, як буде розміщена продукція, тощо, завжди може статись щось непередбачуване. Форс-мажори трапляються і виставки – не виключення. Тому, крім всього вище зазначеного, потрібно готуватись ще й самим психологічно. Виставки – це момент підвищеного стресу, адже нам потрібно тримати під контролем велику кількість речей і при цьому випромінювати впевненість та радість при спілкуванні з клієнтами. Отже, готуємось не тільки зі стендами, а і емоційно налаштовуємось на успіх 😉.

Ксенія Баранова, тренерка з виставкової діяльності

Анастасія Полінкова, тренерка з виставкової діяльності,
директорка та співзасновниця агенції з організації ділових заходів Event Envoy